Lösungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Arbeitsgruppen sowie Onlinekonferenzangebote eignen sich für alle Unternehmen in allen Branchen. Die meisten dafür eingesetzten Anwendungen sind aus dem täglichen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, oft sind jedoch die Anschaffung und der Betrieb sehr teuer. Sie erfordern speziell geschultes Personal, dessen Wissen weit über das für den normalen IT-Betrieb notwendige Maß hinausgeht. Schon hierdurch entsteht ein beachtlicher Mehraufwand, der sich zudem schnell erhöht: denn die Anwendungen müssen für einen sicheren und zuverlässigen Betrieb regelmäßig gewartet und überwacht werden.

Bis vor Kurzem gab es nur wenige Alternativen für den Betrieb eigener IT-Anwendungen und -Dienste vor Ort. Die Entwicklung webbasierter Technologien, mit denen Dienstanbieter solche Lösungen online bereitstellen, führt zu neuen Nutzungsmöglichkeiten: Anwender greifen jederzeit genau auf die Dienste zu, die sie benötigen, ohne dass Unternehmen sie vor Ort installieren, warten und bereitstellen müssen.

Ein besonders bemerkenswerter Vorteil der webbasierten oder auch Online Services genannten Dienste sind die niedrigen Betriebskosten. Wenn Sie Online Services nutzen, benötigen Sie weder spezialisiertes Personal noch extra dafür bereitgestellte Hardware noch aufwendig zu pflegende Serverbetriebssysteme und -anwendungen. Ein weiterer Vorteil ist die jederzeit mögliche Anpassung der Online Services, sollte Ihr Unternehmen wachsen und mehr Kommunikations- und Zusammenarbeitsressourcen benötigen. Sie sind niemals unter- oder überversorgt, sogar Ihre „virtuelle“ IT-Onlineabteilung wächst mit und passt sich nahtlos den neuen Anforderungen an.